Vacature: Secretaresse

Kenmerken van de functie

Secretarieel ondersteunen van de directeur en overige stafleden.

Heeft u weinig opleiding genoten, bent u langdurig werkloos, heeft u beperkte ervaring, bent u gehandicapt of arbeidsgehandicapt? Dan is reïntegratie via De Wereldbazar echt iets voor u!

Herkent u zich in de kenmerken van de vacature en denkt u de functie vorm te kunnen geven op een manier waarop u bijdraagt aan een groter geheel? Denkt u mensen onder u te kunnen aansturen op een manier die voor u beiden voldoening geeft? Stuurt u uw sollicitatie-brief en CV op via dit sollicitatieformulier en vergeet niet te vermelden op welke functie u reageert.

Indien u geen ervaring heeft kunnen opdoen, omdat er niet veel werkgelegenheid is in het noorden, mag u ook verwoorden hoe u denkt inhoud te kunnen geven aan de functie.

Direct solliciteren!

Secretaresse

Kenmerken van de functie

Secretarieel ondersteunen van de directeur en overige stafleden.

Organisatie
Directe chef : directeur.
Geeft leiding aan : niet van toepassing.

Belangrijkste verantwoordelijkheden en taken
1. Verzorgen van de correspondentie voor de directeur en stafleden aan de hand van concepten, mededelingen of summiere aanwijzingen (voor standaardmatige brieven), een en ander in het Nederlands en 2 vreemde talen. Typen van stukken en voorleggen ter ondertekening.

2. Registreren en selecteren van ontvangen post, doornemen en op prioriteit leggen van stukken, verzorgen van aanvullende informatie en distribueren of voorleggen ter afhandeling. Zelf afhandelen van routinematige kwesties, waaronder het verzenden van informatie over het bedrijf, arrangementen e.d.

3. Aannemen van telefoongesprekken en zo nodig doorverbinden met directe chef of andere bedrijfsfunctionarissen. Zelf afhandelen van telefoongesprekken door het verstrekken van informatie, aannemen en vastleggen van eenvoudige reserveringen e.d.
Maken van afspraken voor directe chef en stafleden en bijhouden van de agenda.

4. Beheren van het correspondentie-archief, dossiers e.d. (waaronder vertrouwelijke informatie).

5. Overige werkzaamheden zoals bijvoorbeeld:

verzamelen en vastleggen van bepaalde gegevens, maken van overzichten, assisteren bij de verzending van mailings, facturen e.d.;
overige, met het bovenstaande verband houdende, werkzaamheden in opdracht van leidinggevende.

Overige informatie

Bedienen van PC en andere gebruikelijke kantoorapparatuur.
Accuraat zijn bij het opstellen en uitwerken van stukken, postafhandeling e.d. en op het nakomen van afspraken, toezeggingen e.d. en tijdig doorgeven van boodschappen.
Naleven van de voorschriften op het gebied van veiligheid, Arbo en werk- en presentatie-methoden (huisstijl).

Informatie i.v.m. arbeidsongeschiktheid:

Soms eenzijdige houding en belasting van oog- en rugspieren bij werken met de PC.

Terug naar vacatureoverzicht